Automatizando su gestión

Automatizando su gestión

En la mayoría de las industrias el uso de la tecnología ha adquirido una importancia creciente y los bufetes de abogados no son la excepción. En los últimos años esta industria se ha especializado y ha crecido de tal manera que ya necesita herramientas tecnológicas que permitan su escalabilidad. Descubra cómo usan la tecnología los bufetes para optimizar su crecimiento y su rentabilidad.

 

La industria de servicios, dentro de la cual se encuentran los bufetes de abogados, es una de las de mayor crecimiento y aporte a nivel mundial, pues constituye 12.89 por ciento del producto interno bruto del mundo, un aumento considerable en comparación con el 6.10 por ciento que aportaba en 1975, de acuerdo con datos del Fondo Monetario Internacional. Aunque las empresas de servicios se catalogan como una de las más variadas, con rubros que van desde financieras hasta consultoras, todas tienen una métrica en común: la hora hombre.
Cuando hablamos de hora hombre en el contexto de los servicios, nos referimos a una métrica que sustentamos en la cantidad de esfuerzo humano —y, por ende, el costo de recursos humanos (que equivale a cerca de 70 por ciento de los costos totales)— versus la ganancia que obtenemos por un proyecto.
La hora hombre es una métrica que no sólo afecta a aquellos que facturan por hora, si no que se trata de la cifra que nos permite conocer el estado actual de nuestro bufete, crear estrategias que permitan mejorar la eficiencia y generar instancias para aumentar la rentabilidad de los proyectos.
Conocer esta métrica básica es algo que ahora podemos hacer incorporando la tecnología a nuestra práctica legal. De esta manera, con el sistema apropiado y un par de clicks, podemos tener el panorama completo del estado de nuestro bufete en sólo un par de minutos.

Por qué el modelo tradicional ya no es competitivo
La manera tradicional incorpora complejas hojas de cálculo, tarjetas de hora para los abogados, una lectura minuciosa de las facturas y una buena dosis de memoria. Y si bien el modelo tradicional aún es el más usado en los bufetes, ya no es un sistema competitivo.
La razón por la que pierde tanta competitividad es que al no conocer el estado actual del bufete a la perfección, y al no manejar los verdaderos costos de hora versus ganancia de cada uno de sus proyectos, se toman decisiones que en la mayoría de los casos reducen la eficiencia y la rentabilidad de la práctica legal. Es como manejar un barco a la deriva.
Muchas veces estas horas se invierten en asuntos administrativos y pueden llegar a consumir más de 50 por ciento del tiempo de trabajo de un abogado, lo cual se hace claramente visible al incorporar estos softwares en el manejo del bufete. Si no se lleva un control de horas invertidas es difícil identificar el impacto económico de esto.
Son muchos los puntos en los que se puede evidenciar cómo afecta el bottom line, esto es, el no manejar con detalle la información de las horas invertidas. Los casos más comunes son los siguientes:
1. No aceptar más proyectos por la falta de visibilidad de la capacidad ociosa del bufete.
2. Contratar más abogados para suplir la carga administrativa, cuando un asistente podría reducir significativamente los costos de personal y dicha carga administrativa.
3. Falta de visibilidad para designar las horas más caras (los socios y los abogados senior) en los proyectos más rentables.
4. Demoras en los procesos de revisión del detalle, la facturación y la cobranza.
Es aquí donde admitir la entrada a las nuevas tecnologías y a sistemas de gestión permite dar un vuelco de 180 grados a la gestión legal y de juicios, y con los mismos recursos con los que se cuenta, aumentar la eficiencia y la rentabilidad del bufete. El fin último es que los abogados se dediquen a lo legal, mientras que la tecnología se encargue de las labores repetitivas y tediosas.

Tecnología: la nueva clave del éxito
Cuando hablamos de tecnología en el manejo de bufetes nos referimos sobre todo al uso de sistemas en la nube, que, cargados de herramientas ágiles y fáciles de utilizar, permiten llevar un control automatizado del negocio.
Hablamos, pues, de herramientas SaaS (software como servicio) que se adaptan a las particularidades de la industria legal, pensadas y creadas especialmente para abogados y que almacenan la información siguiendo los más altos estándares de seguridad, con bajo costo de implementación y manutención.
Estos sistemas, como TimeBilling y CaseTracking —ambos desarrollados por Lemontech y con presencia en México— se han posicionado como la nueva clave del éxito cuando de gestión de bufetes se trata.
En el caso de TimeBilling, se trata del software de gestión de bufetes de abogados líder en Latinoamérica y con gran crecimiento en México. Ha sido elegido por más de 8,000 abogados y con razón; 10 años de trayectoria en la industria legal lo respaldan, y lo robusto de sus herramientas, así como la sencillez de su uso, lo han posicionado como el referente de cualquier bufete de abogados que quiera no sólo conocer sus KPI (refiriéndonos a las métricas más importantes), sino también estar apegado a las mejores prácticas internacionales.
Y es aquí donde debemos hacer una pausa para ahondar en el tema de los KPI de la industria legal. También conocidos como key performance indicators (o indicadores clave de desempeño, en español), los KPI permiten cuantificar el rendimiento del progreso y, por ende, ofrecer una visión objetiva del estado de la compañía con respecto a las metas planteadas. En el caso de la industria legal, los tres KPI que todos los bufetes de abogados deberían medir son: la ganancia por cliente, las horas facturables trabajadas por cada abogado y los tiempos que corren entre el término de un proyecto y el envío de la factura.
Estos KPI, difíciles y tediosos de cuantificar de manera manual, se pueden medir con facilidad cuando se utiliza un software.
De hecho, entre las funciones básicas de TimeBilling se encuentra el registro de tiempos y gastos, la facilidad de facturación y la versatilidad de crear los reportes tanto a la medida como predeterminados que más utilizan los socios y los gerentes de los bufetes más prestigiosos. Es un sistema “core” que evidencia las horas facturables y no facturables, hace más expedito el sistema de facturación y permite llevar un control exhaustivo de los procesos del bufete. Todo desde un sólo lugar y de manera intuitiva de manejar.

Asegúrese de que su bufete esté listo para optimizar la rentabilidad
Algunos socios consideran que no es necesario implementar nueva tecnología ya que tienen pocos abogados contratados y su operación es “relativamente sencilla”. Sin embargo, cuando hacen este injusto análisis no están poniendo en la balanza todo el tiempo administrativo que les consume su operación actual y los costos alternativos que eso involucra. Tampoco están analizando cómo la falta de información afecta sus decisiones del día a día y no les permite proyectar un crecimiento sano con procesos estandarizados.
Otro de los miedos, en algunos casos poco fundados, de contratar un software, son el tiempo y el esfuerzo de implementación. Por eso, empresas como Lemontech, bajo el modelo de software como servicio, cuenta con consultores e implementadores especializados que apoyan en toda la etapa del set up para hacerlo rápido y con bajo impacto. Además, estos consultores los asesoran con las mejores prácticas de la industria para mejorar sus procesos internos.
Entonces estamos en la encrucijada de seguir con un arcaico modelo tradicional o dar el paso de incluir la tecnología y empezar a disfrutar los beneficios de una gestión automatizada que nos permitirá triunfar en un mercado cada vez más competitivo, donde las herramientas correctas serán las que marcarán la diferencia.
Si te interesa conocer las maneras en las que Lemontech puede apoyarte a aumentar la eficiencia y rentabilidad de tu despacho, contáctanos al +52 1 55 7213 2429, o a través de thetimebilling.com/mexico y thecasetracking.com.


Testimonios

“TimeBilling es la mejor opción para la gestión y administración de nuestra práctica profesional. El sistema provee valiosa información en tiempo real que nos permite tomar decisiones oportunas para la mejor distribución de asuntos, carga de trabajo y contrataciones. Es una herramienta útil y flexible que permite a los usuarios tener acceso a información y realizar cargos desde su teléfono móvil. Sin duda, es el software con mayor costo/beneficio y es una gran inversión.”

Carlos Malpica 

Malpica, Iturbe, Buj y Paredes


“Para nosotros ha sido un sistema eficiente que ha contribuido a reflejar la productividad del despacho. Es un sistema que da transparencia a los servicios brindados, evalúa nuestro desempeño internamente y nos permite generar las facturas fiscales que enviamos a los clientes con el respectivo soporte. Asimismo, administrativamente facilita constatar pagos realizados y adeudos de nuestros clientes. En general, ofrece diversos formatos útiles para el control de la operación del despacho. El sistema nos permite trabajar desde cualquier parte del mundo, siempre que tengamos conexión a internet, y está asimilado a un esquema de eficiencia pues cuenta con una aplicación para la captura de horas desde iPhone, lo que facilita mucho la labor de todos en Rodríguez Dávalos Abogados.”

Jesús Rodríguez Dávalos 

Rodríguez Dávalos Abogados

 

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Revista El Mundo del Abogado