¿Qué hace un notary public?

¿Qué hace un notary public?

 

El autor expone en este artículo las actividades más importantes de los notaries public de Estados Unidos, funcionarios que conforman uno de los sectores más representativos y homogéneos de los notariados que han sido calificados como “de origen diverso” o “pertenecientes a otras familias jurídicas”.

   

En el presente artículo1 reduciré mi examen a los instrumentos más comunes e importantes que un notary produce en Estados Unidos. Son, por su nombre técnico en inglés, los siguientes: affirmations, acknowledgments, verifications of fact, affidavits, jurats, attestations y copy certification.

 

Affirmations

Esta especie de ratificación (affirmation) consiste en una declaración jurada de la verdad de los hechos contenidos en un instrumento y equivale legalmente a un juramento (oath). La ley se cuida de precisar que no es necesario “invocar a un ser supremo”, ni usar algún derivado del verbo jurar, ni tocar o besar algún libro sagrado, según reza la sección 2-2(3) de la Model Notary Act (MNA), 2010.2 Pero, ¿qué pasa si una persona tiene un credo distinto o simplemente no cree en Dios? En el primer punto la Corte de Illinois ha dicho que la diferencia en el credo religioso resulta irrelevante, siempre que se crea en un ser supremo (Hroneck v. People, Illinois, 1890);3 en el segundo punto, respecto de la condición manifiestamente atea, la Corte ha llegado a la misma conclusión, siempre y cuando el testigo en efecto asuma con seriedad la formalidad, sagrada o no, de su declaración (U.S. v. Saget, U.S., 1993).4 En ambos casos la Corte ha dicho además que sin duda puede desestimarse la expresión o no, por escrito, de la fórmula “¡Que Dios te ayude!” (So help you God!) que recalcan los jueces al recibir la declaración jurada. Por último, la relevancia de la declaración funciona en ambos extremos, es decir, tanto en el particular que emite la declaración jurada como en la autoridad que la recibe.

No es necesario levantar la mano derecha para hacer la declaración, pues basta con un “yo digo” o “yo afirmo”, y en efecto encontré una sentencia de 2008, en Nebraska, que dice que no se requiere ningún acto ceremonial en particular y basta reducirlo precisamente a la simple firma.5

Un oath puede ser escrito o puede ser oral, según lo han decidido las cortes, y ya se ve que es de naturaleza muy solemne y formal. Traduce en la práctica las disposiciones de la Cuarta Enmienda de la Constitución, que se refiere a juramentos, según se declaró en la sentencia State of Wisconsin v. Tye, Wisconsin, 2001.6

La Revised Uniform Law on Notarial Acts (RULONA), 2010, aún remite al concepto de affirmation, pero subsumido como especie del concepto genérico de verification. Una “verificación” para reconocer que una declaración es verdadera puede hacerse a través de un oath o de una affirmation.7 Así pues, el concepto de verification es más amplio y puede comprender, además de las formas comúnmente aceptadas de oath o affirmation, el affidavit o la deposition, según la doctrina judicial más reciente.8

 

Acknowledgments

El reconocimiento de firmas (acknowledgment) consiste, por el contrario, en una comprobación de que el acto reconocido en efecto tuvo lugar, pues se produce a través de una declaración formal ante el funcionario. No desciende a examinar el contenido del acto realizado, pues el notary se limita a recoger la declaración oral y a plasmarla en un documento. Como lo han declarado recientemente los tribunales, la única razón lógica que exige la intervención del notary es evitar el riesgo de que la firma no sea auténtica.9

El acknowledgment cumple tres funciones: autenticar el instrumento, conferir valor probatorio al acto y posibilitar su acceso al registro.10 En particular, esta última función, posibilitar su acceso al registro, ha sido destacada por diversas sentencias.11

 

Verifications of fact

El levantamiento de cierto tipo de actas (verifications of fact) se encuentra previsto en los §§2-19(2), 2-22 y 5-1(6) de la MNA. Esta actividad se refiere a la revisión de ciertos registros para verificar datos como la fecha de nacimiento, muerte, matrimonio o divorcio, o la verificación del nombre de los padres, el cónyuge, la descendencia o la parentela. Con ello la ley uniforme se aparta ostensiblemente de la tradicional función de los notary y abre nuevas competencias que pueden ser muy útiles en escenarios internacionales —como la adopción de infantes extranjeros (§2-22, Comment, MNA)—. El notary necesariamente debe actuar a petición de parte, pero no se requiere la presencia del solicitante12 y aun su intervención puede propiciarse por medios electrónicos.13 De esta forma, tampoco se exige en estos actos que el solicitante se identifique o firme en el registro.

 

Affidavits

Un affidavit es una declaración escrita y espontánea que se rinde acerca de ciertos hechos, ya sea bajo juramento o simplemente bajo ratificación. Así, el affidavit debe reunir los siguientes elementos: aparecer en forma escrita, contener una declaración espontánea y voluntaria y ratificarse con un posterior juramento delante del notary.14 Como en el caso del acknowledgment, el notary también expide a su vez un documento por escrito que contiene la declaración y las circunstancias en que fue verificado.

En algunos casos, la ley sanciona como declaraciones delictivas la falsedad en los affidavits (declaration under penalty of perjury). Es una figura propia, pues se trata de una declaración no jurada. Sin embargo, este tipo de declaraciones no tiene validez en algunas jurisdicciones estatales, aunque sí se acepta habitualmente a nivel federal —en lugar del affidavit—.

Los affidavits suelen ser de diversos tipos. Una forma particular de affidavits son las declaraciones hechas por ciertos profesionistas, especialmente médicos y abogados. Se conocen como professional statements y consisten en declaraciones específicas sobre ciertos hechos, destinadas a presentarse en juicio. Son muy frecuentes y útiles porque tienen un valor similar al de los dictámenes periciales.15

 

Jurats

Un acto “juramentado” (jurat)16 es muy parecido, porque también exige la comparecencia personal del interesado y, desde luego, acreditar sin dudas su identidad. Se trata de un documento que aún no tiene firmas, pues éstas deben imponerse precisamente en presencia del notary (§2-7, MNA). La imposición de la firma significa también el reconocimiento del contenido del documento —en lo que se asemeja a una affirmation y se distingue del acknowledgment—, pero ya se ve que el jurat es una simple declaración, producida en este caso delante del notary, que se anexa al documento original (un affidavit) y que precisa las características de quién lo hace y en qué momento lo produce. El jurat no tiene que ver con la confección misma del acto, pues solamente verifica los hechos contenidos en el documento. Es usado muy comúnmente en los affidavits, sobre todo cuando la declaración va a producir efectos en un proceso judicial.

 

Attestations

Una figura cercana es la declaración (attestation), porque en sus consecuencias puede ser equivalente al reconocimiento. Pero en este caso la declaración se produce por un tercero que guarda el carácter de testigo de la formalización de un instrumento (lo que nosotros llamamos “testigo instrumental”).

 

Copy certification

La certificación de copias (copy certification) puede hacerse en relación con documentos que se presenten al notary —ya sea en formato papel o en formato electrónico—, o con documentos que el propio notary deba localizar. Tiene como limitación el hecho de que no pueden ser documentos que consten en otros registros públicos —como actas del estado civil o escrituras—, o que estén reservados a la certificación del funcionario que los custodia, pero se advierte una nueva tendencia en el levantamiento de actas en otros archivos ajenos, en términos de la MNA. Según he visto, la redacción notarial de estos documentos es muy breve (los documentos certificados con su original pueden decir simplemente así: “This is a true copy of the original document. The said copy has not been altered in anyway”).

 

En resumen, la diferencia que la doctrina y la jurisprudencia consignan entre el acknowledgment y la declaración jurada (oath) es que el primero consiste en una especie de ratificación respecto de un acto o instrumento que ya se verificó en el pasado, y como dije, califica por tanto el instrumento, mientras que en el caso de la declaración jurada se califican los propios hechos contenidos en el instrumento.17 Al propio tiempo, un acknowledgment se diferencia de un affidavit porque el primero consiste en un reconocimiento de que el documento que contiene el acto fue efectivamente firmado, mientras que un affidavit (por ejemplo una verification) es un documento que se anexa a una declaración que ya existe, en virtud de la cual se confiesan ciertos hechos.18 También se diferencia de la figura de la attestation porque en esta última interviene una tercera persona que guarda la cualidad de haber presenciado directamente los hechos, por ejemplo la firma del acto, si intervino como testigo. A su vez, una attestation sólo constata la veracidad de la firma, sin prejuzgar sobre el contenido del documento, como sí sucede en el caso del jurat.19

Un affidavit expresa hechos que se consideran rigurosamente ciertos y que constan de primera mano a la persona. No se aventuran, pues, opiniones o conclusiones.20 Un oath, en cambio, es una especie de promesa o compromiso sobre un acto que va a realizarse necesariamente en el futuro. Un affidavit se distingue de un testimonio judicial (deposition) porque el affidavit se produce por una parte involucrada en el acto, no requiere citación de la contraria ni careo con otras personas (cross-examination) y se expresa en forma escrita; el testimonio, en cambio, exige la intervención de una persona que presenció los hechos, pero que formalmente resulta ajena a sus consecuencias, y se trata de una declaración oral obtenida en forma compulsiva y con igual posibilidad de hacer repreguntas.

 

Redacción de certificaciones

De acuerdo con la doctrina tradicional, las certificaciones deben llevar el lugar y la fecha, el carácter oficial del funcionario que las redacta, la declaración expresa de que el interesado (principal) efectivamente compareció ante el funcionario, el reconocimiento o confirmación del acto, la firma del notario, su sello y la fecha de terminación del cargo. En la práctica, no obstante, la redacción de las certificaciones es muy simple, pues es muy común que aparezcan con en un lenguaje breve y directo que apenas si consume dos renglones. Y, en efecto, así lo prescribe la mayoría de las leyes notariales y, en especial, aquellas que optan por un formato breve y lacónico, pues consignan apenas el estado, el condado, la fecha y el nombre del compareciente, y la firma, el sello, el cargo oficial del funcionario y el plazo de expiración. La ley se refiere a estos formatos como “short form certificates” (Sect. 16, RULONA). Aparecen así:

notary public 

La gran mayoría de los estados norteamericanos posee estos formatos tan breves; algunos pocos, no. Los estados de California, Georgia, Nueva York y, particularmente, Luisiana, poseen formatos más extensos con una redacción más completa. La MNA ha reducido el número de estas certificaciones apenas a cinco. Son las siguientes: reconocimiento a título individual; reconocimiento de facultades de representante; verificación bajo juramento o afirmación; reconocimiento por haber sido testigo o haber presenciado imposición de firmas, y certificación de la copia de un registro.

 


 

* Notario en Orizaba, Veracruz, miembro de la Academia Mexicana de Ciencias, del Colegio Nacional del Notariado Mexicano, del Colegio de Notarios de Veracruz, de la Academia Notarial Americana y de la Unión Internacional del Notariado. Es profesor en la Universidad Veracruzana, donde fue distinguido con el Premio al Decano 2017.

1 Una versión anterior de este ensayo fue presentada con motivo de las Reuniones Institucionales de la Unión Internacional del Notariado (UINL) en Lima (2013) y en Budapest (2014). Esta nueva versión, corregida, adicionada y actualizada, se reproduce con permiso de las autoridades de la Comisión de Cooperación Notarial Internacional (CCNI).

2 “Based on personal honor and without invoking a deity or using any form of the word swear. También puede verse en el mismo sentido una vieja sentencia: Preston v. State of Tennessee, 115 Tenn. 343, 90 S.W. 856, 1905.

3 Hroneck v. People, 134 Ill, 139, 24 N.E. 861, 1890.

4 U.S. v. Saget, 991 F.2d, 37 Fed. Evid. Serv. 643, 11th Cir., 1993.

5 “The signature of the officer is a corporal act which is generally sufficient to meet the requirement of execution under oath.”

“Oaths to affidavits ordinarily are not required to be administered with any particular ceremony, but the affiant must perform some corporal act before the officer whereby the affiant consciously takes upon himself or herself the obligation of an oath” (Moyer v. Nebraska Department of Motor Vehicles, 275 Neb. 688, 747 N.W.2d. 924, 2008; In re Interest of Fedalina G., 272 Neb. 314, 319, 721 N.W.2d 638, 643, 2006).

6 State of Wisconsin v. Tye, 248 Wis.2d 530, WI 124, 636 N.W.2d 473, 2001.

La Cuarta Enmienda reza: “The right of the people to be secure in their persons, houses, papers, and effects, against unreasonable searches and seizures, shall not be violated, and no warrants shall issue, but upon probable cause, supported by oath or affirmation, and persons or thing to be seized”.

7 “Verification on oath or affirmation means a declaration, made by an individual on oath or affirmation before a notarial officer, that a statement in a record is true” (Sect. 2, 15, RULONA).

8 In re Petition for Writ of Certiorari as to Determination of Election on Brookings School District’s Decision to Raise Additional General Fund, 85, 649 N.W. 2d 581, S.D., 2002.

9 “The rationale for notarization is to avoid the risk that the signature will not be authentic” (Herrero v. Cummins Mid-America, Inc., 930 S.W.2d 18, Mo. Ct. App. W.D., 1996).

10 Corpus Juris Secundum, vol. 1A, Thomson West, Eagan, 2005, p. 126.

11 State ex rel. Anderson v. Paulus, 283 Or. 24, 583 P.2d 531, 1978; New Mexico Properties, Inc. v. Lennon Industries, Inc., 95 N.M. 64, 618 P.2d 12228, 1980; Jamieson v. Jamieson, 912 S.W.2d 602, Mo. Cir. App. E.D. 1995, y Zamjahn v. Zamjahn, 02-871, 839 So.2d 30, La. App., 2003.

12 Requester of fact, dice la ley uniforme para referirse al solicitante de este tipo de actos y diferenciarlo de un principal.

13 Aunque parezca difícil entenderlo, la jurisprudencia estadounidense se ocupó un tiempo acerca de la validez de certificación de firmas de los juramentos ante notary por vía telefónica (Abernathy v. Harris, 183 Ark., 22, 34 S.W.2d 765, 1931) y también —más recientemente— por video. Pocos años después modificó estas decisiones concluyendo que los juramentos a larga distancia no son válidos y que los affidavits telefónicos deben considerarse irrelevantes frente a la ley (Kadota Fig. Ass’n of Producers v. Case-Swayne Co., 73 Cal. App. 2d 815, 167 p.2d 523, 3d Dist., 1946.

14 Las sentencias Phoebe Putney Memorial Hosp. v. Skipper, 235 Ga. App. 534, 510 S.E.2d 101, 1998; Holmes v. Michigan Capital Medical Center, 242 Mich. App. 703, 620 N.W.2d 319, 2000, y Churchill v. Mayo, 224 S.W.3d 340, Tex. App. Houston 1st Dist., 2006, recalcaron estas tres cualidades.

Un caso excepcional es el de Luisiana, donde la ley exige que cuando se trate de la afectación de bienes muebles o inmuebles o de cualesquiera otros derechos, tangibles o no, debe levantarse un affidavit notarial de corrección por dos notarios, delante de dos testigos (art. 2.1A, Notary Public Law, NPL, Title 35).

15 Gilbride v. Trunnelle, 620 N.W.2d 244, IA., 2000.

16 La nueva ley de 2010 ya no recoge más las denominaciones, algo anticuadas, de jurat y de attestation. La primera por su carga semántica religiosa, y la segunda porque se refiere a declaraciones de testigos, no del directamente interesado.

17 Esta diferencia fue puntualmente establecida por la sentencia H.A.M.S. Co. v. Electrical Contractors of Alaska, Inc., 563 P.2d 258, Alaska, 1977, y ratificada un año después en State of Connecticut v. Grant, 176 Conn. 17, 404 A.2d 873, 1978.

18 Eveleigh v. Conness, 261 Kan. 970, 933 P.2d 675, 1997.

19 Kellner v. Christian, 539 N.W.2d 685, 689, Wi., 1995.

20 Así lo consideró la sentencia Lindley v. Midwest Pulmonary Consultants, P.C., 55 S.W.3d. 906, Mo. Ct. App. W.D., 2001.

 

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